الاتيكيت الوظيفي ( الحلقة السادسة)

فنّ واتيكيت التّعامل الألكتروني مع المدير

بعد أن تم التعرف على أتكيت التعامل مع مسؤولك في العمل وجها للوجه ,سنقدم بعض النقاط في فن التعامل الألكتروني. ان هذا النوع يكون أكثر دقة من التعامل وجها لوجه لانك لاترى تعابير أو مشاعر الأخر. وكذلك الكلمات و العبارت تكتب أحيانا كرسالة مقروءة ولايعرف القصد منها ان كانت ايجابية ام سلبية.

إن الاتصال الهاتفي أو الرّسائل الصّوتيّة المسجلة عبر تطبيقات المحادثة مثل واتساب وغيرها؛ رغم أنها "غير رسميّة" إلا أنها تعتبر وسيلة تواصل واتصال منتشرة لانها تختصر الوقت والجهد المطلوبين للتّواجد المكاني والتّعامل المباشر وجهاً لوجه مع المدير.

لنجاح الاتصال والتّواصل مع المدير مباشرة نتبع قواعد اتيكيت التّعامل مع المدير:

• اختيار العبارات الكلامية بعناية واستخدام المصطلحات المهنيّة.
• التّحكم بالصّوت للموظف بحيث لا يظهر على أنه صوت عال وانفعال، وعند أستخدام وسائل التواصل الحديثة يجب التفكير مرات قبل الإرسال.
• أنتظار المدير أنهاءكلامه ومنحه الفرصة لتوصيل أفكاره دون مقاطعة كلامية.
• يفضّل تأجيل الحوارات التي تحتاج لاجتماع أو لقاء وجهاً لوجه مع المدير لوقت يسمح بذلك.
• أثناء التّواصل الهاتفي مع المدير, يجب الابتعاد عن مناطق الإزعاج والتّشويش.
• المدير لن يكون سعيداً برؤية "لقد تم حذف هذه الرسالة" في محادثة مع موظفيه.

اتيكيت التّعامل مع المدير عبر الإيميل والكتب والمخاطبات الرّسميّة!

تعد الكتب الرّسميّة ورسائل الإيميل وثائق مؤرشفة يمكن الرّجوع اليها وقت الحاجة، كما أنها وسائل اتصال معتمدة ومهمة وسائدة في بيئة العمل، من فن التعامل بالاتيكيت مع مدير العمل هي:

• يستخدم الايميل الرسمي بالمخاطبات والكتابة بشكل رسمي مع ذكر اسم المرسل وموقعه.
• التزام باللغة الواضحة والسّليمة والخالية من الأخطاء الإملائيّة والنّحويّة كما اللغة المهنيّة والموضوعيّة.
• يكتب الايميل بشكل واضح ومختصر للمعلومات والتّفاصيل دون إسهاب مبالغ به! فيجب أن تكون الأفكار واضحةً ومباشرةً ومهنيّة ولا حاجة للكلام الإنشائي وشرح المشروح وذلك لأختصار الوقت.
• يكتب اللقب المناسب عند مخاطبة المدير كتابياً مثل "سعادة أو حضرة " كلّ حسب موقعه الوظيفي.
• يمكن التّقدم بطلب إجراء اجتماع أو لقاء مع المدير حسب الحاجة لمناقشة نقطة معينة أو جانب معين.
• الاحتفاظ بنسخ مؤرشفة من المحادثات المكتوبة مع المدير سواءً الخطابات الورقية أو الالكترونية.